Vous avez reçu une facture de votre fournisseur qui ne correspond pas à vos attentes ou que vous considérez comme incorrecte.
Il est donc essentiel de prendre les mesures nécessaires pour la contester. Il est important de savoir comment les aborder de manière efficace. Voici quelques étapes clés à suivre pour contester une facture et résoudre un litige commercial.
Vérifiez la facture
Prenez le temps de l’examiner en détail. Vérifiez les éléments facturés, les quantités, les prix unitaires et les conditions convenues. Assurez-vous également de comparer la facture aux contrats ou aux devis préalablement établis. Identifiez clairement les points problématiques ou les erreurs éventuelles.
Communiquez avec le fournisseur
Une fois que vous avez identifié les problèmes, contactez le fournisseur par écrit pour discuter de la situation. Expliquez vos préoccupations de manière claire et précise, en fournissant des détails spécifiques sur les erreurs ou les divergences que vous avez identifiées. Il est important de maintenir une communication ouverte et respectueuse tout au long du processus.
Documentez toutes les communications
Documentez toutes les communications. Pour conserver une trace des échanges avec le fournisseur, assurez-vous de conserver tous les courriels, les lettres,… Rappelons qu’un appel téléphonique ne laisse aucune trace. Votre contestation doit être adressée par écrit, pour vous ménager une preuve de l’existence de cette contestation et de son contenu. Vous préparez ainsi votre dossier si le différend devait être porté devant un tribunal.
Vérifiez les conditions générales
Vérifiez les conditions générales du prestataire : elles peuvent contenir des clauses contraires au code de droit économique, et donc illégales. Certaines conditions générales imposent un délai de contestation, il faut y être attentif, même si la légalité d’une telle clause peut être remise en cause.
Vous êtes un professionnel ?
Lorsque l’on est un professionnel, la jurisprudence exige que cette contestation se fasse « à bref délai », ce qui est une notion variable. N’attendez pas deux mois…
Négociez
Négociez une résolution : Dans de nombreux cas, vous pourrez résoudre un litige par le biais de négociations. Proposez des solutions raisonnables et réalistes pour résoudre le différend, comme une correction de la facture, un remboursement partiel ou un arrangement de paiement modifié.
Soyez ouvert aux compromis et essayez de parvenir à un accord mutuellement acceptable.
N’oubliez pas que si la contestation est partielle, vous devez payer l’incontestablement dû.
Consultez un avocat
Consultez un avocat : Si le litige persiste malgré tous vos efforts, il peut être judicieux de consulter un avocat. Votre avocat pourra examiner votre cas, vous conseiller sur les meilleures options, prendre contact avec le fournisseur et représenter vos intérêts si le litige devait aller devant les tribunaux.
En conclusion, contester une facture peut être un processus complexe, mais il est important de prendre immédiatement des mesures pour résoudre le litige de manière efficace. En suivant les étapes mentionnées ci-dessus et en gardant une communication ouverte avec le fournisseur, vous augmenterez vos chances de trouver une solution mutuellement acceptable.
Votre avocat peut également vous aider à rédiger correctement la contestation car « un avocat c’est quelqu’un qu’il faut voir avant pour éviter les ennuis après ».